28 maart 2022

Gemeente Hulst twintigste klant digitale archivering

Uitgelicht

Blog

Archiveren

Decoratieve afbeelding

Blijf op de hoogte

Nieuwe kennisitems direct in uw mail? Meld u aan voor onze nieuwsbrief!

Gelukt! Je aanmelding is ontvangen.
Oeps! Er ging iets verkeerd. Probeer het opnieuw.

Silke Niehof

Accountmanager

LinkedIn icoon

Inleiding

Sinds eind 2021 maakt gemeente Hulst gebruik van onze module digitale archivering. Daarmee is het onze twintigste klant die gebruikmaakt van deze module. Alle reden voor onze salesmanager Dudok van Dalen en accountmanager Silke Niehof om een bezoekje te brengen aan de griffie van de gemeente met een lekkere taart!

Gemeente Hulst is een trouwe klant van NotuBiz

Vanaf 2008 maakt gemeente Hulst gebruik van ons raadsinformatiesysteem (RIS) om de raadsagenda, documenten en audio- en/of videotulen in te verwerken. Dit betekent dat er in de afgelopen vijftien jaar veel (openbare) informatie digitaal is verwerkt die volgens de archiefwet tot in den eeuwigheid duurzaam bewaard dient te blijven. Een belangrijk argument voor de griffier – Dirk van Bunder – en de gemeente om deze informatie via het RIS archiefklaar te maken en uiteindelijk uit te leveren aan het E-depot van het archief (Zeeuws archief).

Gemeente Hulst maakt nu enkele maanden gebruik van de module digitale archivering en kan recordmanagement uitvoeren op de informatie binnen het RIS. Dit heeft de griffie al voor verschillende vergaderingen gebruikt, waardoor informatie tegen wijzigingen is beschermd en archiefklaar gemaakt kan worden.

Waarom digitale archivering?

De Archiefwet schrijft voor dat overheidsorganen informatie op een goede manier bewaren. Dat is van belang voor de bedrijfsvoering van de overheden zelf, maar ook voor publieke verantwoording, rechtsvinding en vanuit cultuur-historisch perspectief. Als er een audiovisuele opname van de vergaderingen van de raad en de commissies wordt gemaakt, dan moeten deze worden bewaard. Vanuit de Selectielijst archiefbescheiden worden agenda’s, verslagen, opnames en besluitenlijsten van de bestuurlijke besluitvorming onder categorie 19.1.6 aangemerkt als te bewaren informatie. Toepassing van deze selectielijst is vanuit de Archiefwet verplicht.

Dit betekent dus dat videotulen moeten worden gearchiveerd en na een periode van maximaal 20 jaar worden overgebracht naar de archiefbewaarplaats van uw organisatie.

NotuBiz steunt het goede doel SBNN Kenya

Naast griffier is Dirk ook al actief voor SBNN Kenya, een organisatie die zich inzet voor het opzetten en verbeteren van het onderwijs in Kenia. Als dank voor zijn inzet voor NotuBiz heeft onze organisatie een bedrag gedoneerd aan deze stichting.

In 2004 werd gestart met de steun aan twee basisscholen en nu bouwt SBNN aan infrastructuur van 28 publieke scholen. Dit heeft erin geresulteerd dat er momenteel ruim 10.000 kinderen in een gezonde en veilige omgeving onderwijs kunnen genieten aan de oevers van het Victoriameer. Ondanks de covid-19 pandemie heeft Dirk ook in de afgelopen twee jaar geprobeerd waar mogelijk dit project te ondersteunen in Kenia. Sinds 2019 werkt SBNN samen met de Wilde Ganzen. Voor meer informatie over dit project kunt u ook kijken op www.sbnn.nl

Decoratieve chevron
Meer lezen?

Wellicht ook interessant

Interview

Algemeen

Interview met Bart Bambach - product owner bij NotuBiz: "Geen dag is hetzelfde."

Bart deelt met ons wat het zo leuk maakt om als product owner aan de slag te gaan.

Lees meer
13/9/2022

Artikel

Bestuurlijke besluitvorming

Stroomlijn eenvoudig jouw besluitvormingsproces

In dit artikel gaan we in op de voordelen van een geïntegreerd besluitvormingsproces binnen Politiek Portaal en de verschillende onderdelen die zorgen voor een heldere besluitvorming van ambtenaar tot inwoner.

Lees meer
30/8/2022

Blog

Archiveren

Het belang van digitaal archiveren

Begin juni gaven wij een workshop over het belang van duurzaam bewaren en de rol van de griffier hierin. Kon je daar niet bij zijn? In deze blog lees je er alles over!

Lees meer
14/7/2022

Interview

Algemeen

Interview met Bart Bambach - product owner bij NotuBiz: "Geen dag is hetzelfde."

Bart deelt met ons wat het zo leuk maakt om als product owner aan de slag te gaan.

Lees meer
13/9/2022

Artikel

Bestuurlijke besluitvorming

Stroomlijn eenvoudig jouw besluitvormingsproces

In dit artikel gaan we in op de voordelen van een geïntegreerd besluitvormingsproces binnen Politiek Portaal en de verschillende onderdelen die zorgen voor een heldere besluitvorming van ambtenaar tot inwoner.

Lees meer
30/8/2022

Blog

Archiveren

Het belang van digitaal archiveren

Begin juni gaven wij een workshop over het belang van duurzaam bewaren en de rol van de griffier hierin. Kon je daar niet bij zijn? In deze blog lees je er alles over!

Lees meer
14/7/2022
Bekijk alle artikelen
Decoratieve pijl