23 juni 2021

Live integratie met het audiovisuele systeem

Uitgelicht

Blog

Algemeen

Decoratieve afbeelding

Blijf op de hoogte

Nieuwe kennisitems direct in uw mail? Meld u aan voor onze nieuwsbrief!

Gelukt! Je aanmelding is ontvangen.
Oeps! Er ging iets verkeerd. Probeer het opnieuw.

Joyce van Leest

Product Owner

LinkedIn icoon

Inleiding

Met de diensten NotuCast en NotuRecord verzorgt NotuBiz al jaren betrouwbare live uitzendingen en digitale verslaglegging van raads- en Statenvergaderingen. Door de digitalisering van de verslaglegging zijn deze vergaderingen toegankelijker geworden voor inwoners en andere belanghebbenden. Zo is het mogelijk om ondertiteling aan te zetten bij zowel de live uitzendingen als de videotulen, waardoor personen met een beperking ook deel kunnen nemen aan de digitale vergadering. Om niet alleen de toegankelijkheid te vergroten, maar ook het proces te vergemakkelijken en versnellen zijn we de afgelopen tijd bezig geweest met het uitbreiden van de koppeling tussen Politiek Portaal en het audiovisuele (AV) systeem in vergaderzalen.

In deze blog leggen we uit wat deze uitbreiding precies inhoudt en wat de voordelen zijn voor onze klanten.

Integratie met audiovisuele systemen

Steeds vaker zien wij in de vergaderzalen bij klanten geavanceerde audiovisuele systemen die het mogelijk maken dat vergaderdeelnemers zich registeren met een pasje en digitaal hun stem kunnen uitbrengen. Voor het gebruik van deze systemen is vergaderinformatie (zoals de agenda) nodig die in het raads- of Stateninformatiesysteem (RIS of SIS) aanwezig is. Op dit moment wordt deze informatie in veel gevallen nog niet uitgeleverd, wat de griffie veel handmatig of dubbel werk oplevert.

De software van het AV-systeem registreert daarnaast informatie (zoals spreektijden) die weer nodig is voor het digitale verslag. Een optimale integratie van beide systemen is dus een logische stap waarmee het proces van agenderen naar vergaderen en van besluitvormen naar publiceren (in het digitale verslag) geautomatiseerd en versneld wordt.

“Een uitgebreide(re) AV-koppeling zorgt ervoor dat alle belangrijke gegevens voor de vergadering eenvoudig en automatisch uitwisselbaar zijn tussen het RIS en het AV-systeem.”

Hoe werkt het in de praktijk?

Nu zien we nog vaak dat klanten een vergaderagenda twee keer aan moeten maken; één keer in het RIS en één keer in het AV-systeem. Hetzelfde geldt voor gegevens die in het AV-systeem worden geregistreerd. Agendapuntmarkeringen, sprekersindexeringen en stemmingen moeten in beide systemen worden ingevoerd. Een uitgebreide(re) koppeling zorgt ervoor dat deze gegevens eenvoudig en automatisch uitwisselbaar zijn, waar de vergaderagenda vanuit het RIS of SIS automatisch in het AV-systeem geladen wordt en markeringen, indexeringen en stemmingen automatisch vanuit het AV-systeem in het RIS of SIS geladen worden.

Een AV-koppeling zorgt er dus voor dat er geen dubbele invoer hoeft plaats te vinden. Dit proces ziet er als volgt uit:

Wijzigingen zijn direct zichtbaar

Als er tijdens de vergadering wijzigingen aangebracht worden in de agenda in het RIS of SIS, dan worden deze wijzigingen direct zichtbaar in het AV-systeem. Het systeem controleert iedere seconde of de agenda is aangepast. Als er dus tijdens de vergadering een motie wordt ingediend, dan kan na invoering in het RIS direct op de motie worden gestemd via het AV-systeem. Ook dit maakt dubbele invoer in de twee systemen overbodig en zorgt ervoor dat er tijdens de vergadering geen oponthoud ontstaat door administratieve handelingen.

“Met de uitgebreide AV-koppeling hoeft de griffie minder administratieve handelingen uit te voeren, waardoor efficiënter kan worden gewerkt en veel tijd kan worden bespaard.”

De voordelen van een uitgebreide AV-koppeling

Samengevat heeft het de live integratie van Politiek Portaal met AV-systemen – en daarmee het automatiseren van het gehele proces van digitale verslaglegging – de volgende voordelen:

Samenwerking met klanten en leveranciers

Gemeente Amsterdam, gemeente Epe en gemeente Hoeksche Waard zijn de eerste klanten waarvoor NotuBiz momenteel een uitgebreide AV-koppeling implementeert tussen Politiek Portaal en de AV-software in de vergaderzaal van de gemeente. Om deze koppelingen te realiseren en implementeren werken wij niet alleen nauw samen met de klant, maar ook met de verschillende leveranciers, waaronder Arbor Media, Avex en MVI AudioVisual.

Wilt u meer weten?

Wilt u zelf de voordelen van een live integratie met Politiek Portaal en uw AV-systeem ervaren, of heeft u vragen over de techniek, de mogelijkheden en/of de voordelen? Neem dan contact op met uw eigen accountmanager!

Decoratieve chevron
Meer lezen?

Wellicht ook interessant

Interview

Algemeen

Interview met Bart Bambach - product owner bij NotuBiz: "Geen dag is hetzelfde."

Bart deelt met ons wat het zo leuk maakt om als product owner aan de slag te gaan.

Lees meer
13/9/2022

Artikel

Bestuurlijke besluitvorming

Stroomlijn eenvoudig jouw besluitvormingsproces

In dit artikel gaan we in op de voordelen van een geïntegreerd besluitvormingsproces binnen Politiek Portaal en de verschillende onderdelen die zorgen voor een heldere besluitvorming van ambtenaar tot inwoner.

Lees meer
30/8/2022

Blog

Archiveren

Het belang van digitaal archiveren

Begin juni gaven wij een workshop over het belang van duurzaam bewaren en de rol van de griffier hierin. Kon je daar niet bij zijn? In deze blog lees je er alles over!

Lees meer
14/7/2022

Interview

Algemeen

Interview met Bart Bambach - product owner bij NotuBiz: "Geen dag is hetzelfde."

Bart deelt met ons wat het zo leuk maakt om als product owner aan de slag te gaan.

Lees meer
13/9/2022

Artikel

Bestuurlijke besluitvorming

Stroomlijn eenvoudig jouw besluitvormingsproces

In dit artikel gaan we in op de voordelen van een geïntegreerd besluitvormingsproces binnen Politiek Portaal en de verschillende onderdelen die zorgen voor een heldere besluitvorming van ambtenaar tot inwoner.

Lees meer
30/8/2022

Blog

Archiveren

Het belang van digitaal archiveren

Begin juni gaven wij een workshop over het belang van duurzaam bewaren en de rol van de griffier hierin. Kon je daar niet bij zijn? In deze blog lees je er alles over!

Lees meer
14/7/2022
Bekijk alle artikelen
Decoratieve pijl