Met de diensten NotuCast en NotuRecord verzorgt NotuBiz al jaren betrouwbare live uitzendingen en digitale verslaglegging van raads- en Statenvergaderingen. Door de digitalisering van de verslaglegging zijn deze vergaderingen toegankelijker geworden voor inwoners en andere belanghebbenden. Zo is het mogelijk om ondertiteling aan te zetten bij zowel de live uitzendingen als de videotulen, waardoor personen met een beperking ook deel kunnen nemen aan de digitale vergadering. Om niet alleen de toegankelijkheid te vergroten, maar ook het proces te vergemakkelijken en versnellen zijn we de afgelopen tijd bezig geweest met het uitbreiden van de koppeling tussen Politiek Portaal en het audiovisuele (AV) systeem in vergaderzalen.
In deze blog leggen we uit wat deze uitbreiding precies inhoudt en wat de voordelen zijn voor onze klanten.
Steeds vaker zien wij in de vergaderzalen bij klanten geavanceerde audiovisuele systemen die het mogelijk maken dat vergaderdeelnemers zich registeren met een pasje en digitaal hun stem kunnen uitbrengen. Voor het gebruik van deze systemen is vergaderinformatie (zoals de agenda) nodig die in het raads- of Stateninformatiesysteem (RIS of SIS) aanwezig is. Op dit moment wordt deze informatie in veel gevallen nog niet uitgeleverd, wat de griffie veel handmatig of dubbel werk oplevert.
De software van het AV-systeem registreert daarnaast informatie (zoals spreektijden) die weer nodig is voor het digitale verslag. Een optimale integratie van beide systemen is dus een logische stap waarmee het proces van agenderen naar vergaderen en van besluitvormen naar publiceren (in het digitale verslag) geautomatiseerd en versneld wordt.
“Een uitgebreide(re) AV-koppeling zorgt ervoor dat alle belangrijke gegevens voor de vergadering eenvoudig en automatisch uitwisselbaar zijn tussen het RIS en het AV-systeem.”
Nu zien we nog vaak dat klanten een vergaderagenda twee keer aan moeten maken; één keer in het RIS en één keer in het AV-systeem. Hetzelfde geldt voor gegevens die in het AV-systeem worden geregistreerd. Agendapuntmarkeringen, sprekersindexeringen en stemmingen moeten in beide systemen worden ingevoerd. Een uitgebreide(re) koppeling zorgt ervoor dat deze gegevens eenvoudig en automatisch uitwisselbaar zijn, waar de vergaderagenda vanuit het RIS of SIS automatisch in het AV-systeem geladen wordt en markeringen, indexeringen en stemmingen automatisch vanuit het AV-systeem in het RIS of SIS geladen worden.
Een AV-koppeling zorgt er dus voor dat er geen dubbele invoer hoeft plaats te vinden. Dit proces ziet er als volgt uit:
Als er tijdens de vergadering wijzigingen aangebracht worden in de agenda in het RIS of SIS, dan worden deze wijzigingen direct zichtbaar in het AV-systeem. Het systeem controleert iedere seconde of de agenda is aangepast. Als er dus tijdens de vergadering een motie wordt ingediend, dan kan na invoering in het RIS direct op de motie worden gestemd via het AV-systeem. Ook dit maakt dubbele invoer in de twee systemen overbodig en zorgt ervoor dat er tijdens de vergadering geen oponthoud ontstaat door administratieve handelingen.
“Met de uitgebreide AV-koppeling hoeft de griffie minder administratieve handelingen uit te voeren, waardoor efficiënter kan worden gewerkt en veel tijd kan worden bespaard.”
Samengevat heeft het de live integratie van Politiek Portaal met AV-systemen – en daarmee het automatiseren van het gehele proces van digitale verslaglegging – de volgende voordelen:
Gemeente Amsterdam, gemeente Epe en gemeente Hoeksche Waard zijn de eerste klanten waarvoor NotuBiz momenteel een uitgebreide AV-koppeling implementeert tussen Politiek Portaal en de AV-software in de vergaderzaal van de gemeente. Om deze koppelingen te realiseren en implementeren werken wij niet alleen nauw samen met de klant, maar ook met de verschillende leveranciers, waaronder Arbor Media, Avex en MVI AudioVisual.
Wilt u zelf de voordelen van een live integratie met Politiek Portaal en uw AV-systeem ervaren, of heeft u vragen over de techniek, de mogelijkheden en/of de voordelen? Neem dan contact op met uw eigen accountmanager!
Klantcasus
Algemeen
Onlangs heeft NotuBiz het implementatietraject voor het raadsinformatiesysteem van de gemeente Midden-Groningen afgerond. Wij spraken met Albert de Vries, projectleider van de aanbesteding en implementatie van het RIS van de gemeente. Wij vroegen hem hoe hij de samenwerking heeft ervaren, hoe het traject is verlopen en wat de uitdagingen waren.
Lees meerArtikel
Common Ground
In een wereld waarin we hoofdzakelijk digitaal werken, wordt informatie-uitwisseling tussen verschillende systemen steeds belangrijker. Als het gaat om besluitvorming zijn er binnen een organisatie veel omgevingen die gebruikt worden voor het opstellen en verzamelen van informatie. Kopiëren, plakken, scannen en dubbel invoeren geeft een enorme belasting op de betrokken medewerkers.
Lees meerArtikel
Archiveren
Voor velen van jullie klinken woorden als 'archivering,' 'e-Depot,' en 'archiefwet' vast bekend in de oren. Het archiveren van informatie is niet alleen van belang voor goede bedrijfsvoering, maar ook voor het afleggen van publieke verantwoording. Wij kunnen het ons voorstellen dat niet iedereen binnen de organisatie op de hoogte is van het proces omtrent archivering. In dit artikel lichten we het belang toe van het archiveren van besluitvormingsinformatie en nemen we samen de stappen door van een optimaal recordmanagementproces.
Lees meerKlantcasus
Algemeen
Onlangs heeft NotuBiz het implementatietraject voor het raadsinformatiesysteem van de gemeente Midden-Groningen afgerond. Wij spraken met Albert de Vries, projectleider van de aanbesteding en implementatie van het RIS van de gemeente. Wij vroegen hem hoe hij de samenwerking heeft ervaren, hoe het traject is verlopen en wat de uitdagingen waren.
Lees meerArtikel
Common Ground
In een wereld waarin we hoofdzakelijk digitaal werken, wordt informatie-uitwisseling tussen verschillende systemen steeds belangrijker. Als het gaat om besluitvorming zijn er binnen een organisatie veel omgevingen die gebruikt worden voor het opstellen en verzamelen van informatie. Kopiëren, plakken, scannen en dubbel invoeren geeft een enorme belasting op de betrokken medewerkers.
Lees meerArtikel
Archiveren
Voor velen van jullie klinken woorden als 'archivering,' 'e-Depot,' en 'archiefwet' vast bekend in de oren. Het archiveren van informatie is niet alleen van belang voor goede bedrijfsvoering, maar ook voor het afleggen van publieke verantwoording. Wij kunnen het ons voorstellen dat niet iedereen binnen de organisatie op de hoogte is van het proces omtrent archivering. In dit artikel lichten we het belang toe van het archiveren van besluitvormingsinformatie en nemen we samen de stappen door van een optimaal recordmanagementproces.
Lees meer