24 mei 2022

Succesvolle overdracht van videotulen naar verschillende e-Depot leveranciers

Uitgelicht

Artikel

Archiveren

Decoratieve afbeelding

Blijf op de hoogte

Nieuwe kennisitems direct in uw mail? Meld u aan voor onze nieuwsbrief!

Gelukt! Je aanmelding is ontvangen.
Oeps! Er ging iets verkeerd. Probeer het opnieuw.

Mariska Petray

Product Owner

LinkedIn icoon

Inleiding

Afgelopen periode hebben wij diverse proefoverdrachten uitgevoerd van videotulen van gemeenten naar verschillende e-Depot leveranciers. Met een succesvolle uitkomst!

Overheidsinformatie is tegenwoordig veelal digitaal te raadplegen. Ook verslaglegging van politieke vergaderingen, zoals commissie-, raads- en Statenvergaderingen, is digitaal via audiovisuele opnames beschikbaar. Naast een opname bevat een vergadering verschillende andere data, zoals agenda’s, besluitenlijsten, stemmingen, ondertiteling en sprekersindexeringen. Deze verrijkte audiovisuele verslagen worden ook wel videotulen genoemd en moeten volgens de Archiefwet worden gearchiveerd.

Dit betekent dat deze informatieobjecten na een bewaartermijn moeten worden gearchiveerd en permanent moeten worden bewaard in een digitale archiefbewaarplaats, ook wel een e-Depot genoemd.

Succesvolle proefoverdrachten

In 2020 en 2021 heeft NotuBiz met verschillende gemeenten gewerkt aan proefoverdrachten van videotulen met diverse e-Depot leveranciers.

Samenwerking

In al deze trajecten van overdracht is de samenwerking met de verschillende partijen niet alleen cruciaal geweest, deze is ook als erg prettig ervaren. Kennis en expertise over de twee verschillende domeinen, raadsinformatie en archivering, werd op deze wijze goed bij elkaar gebracht. In verschillende stappen hebben we in deze trajecten met elkaar toegewerkt naar succesvolle proefoverdrachten, waarbij we van elkaar hebben kunnen leren over de mogelijkheden en onmogelijkheden die beide applicaties bieden.

Het was bij de start niet altijd duidelijk hoe de data juist overgebracht kon worden en welke stappen ondernomen moesten worden, maar met de expertise van alle partijen en de wil tot slagen, is het gelukt. Goede onderlinge afstemming is nodig over onder andere het exporteren van digitale informatie uit systemen en hoe om te gaan met het XML-formaat ToPX, zoals ook gebruikt door het Nationaal Archief, en het MDTO model (metadata standaard voor lokale overheden). Mooie trajecten, waarbij we flinke stappen hebben gezet in het archiveringsproces.

De module Record Management

Voordat videotulen met alle metadata van de vergaderingen van de gemeenteraad, provinciale staten en/of bestuurscommissies permanent gearchiveerd worden, doorlopen de vergaderingen een aantal stappen in de module Record Management van NotuBiz.

Een vergadering wordt, voordat deze gearchiveerd wordt, eerst bevroren. Als dit gedaan is, kunnen er geen wijzigingen in de vergadering meer worden aangebracht. Door de selectielijsten van gemeenten, provincies en waterschappen die in deze module zijn ingebouwd, kan per gremium worden bepaald of deze in aanmerking komt voor permante bewaring of vernietiging. Als een (deel van een) vergadering beperkt dient te worden van openbaarheid, kan de reden voor het beperken van de openbaarheid aangegeven worden en de termijn waarvoor dit van toepassing is. Deze redenen zijn in de module ingebouwd. Ook krijgt de archivaris de stukken digitaal te zien voordat er wordt overgedragen naar een e-Depot leverancier.

Permante bewaring is noodzakelijk. Vanuit de Archiefwet en de selectielijsten waarin dit vermeld staat. Niet alleen zodat huidige gebruikers de informatie kunnen vinden en gebruiken, maar ook zodat gewaarborgd is dat toekomstige gebruikers de benodigde informatie kunnen vinden.

Archiveer jij je videotulen al?

Met de module Record Management waarborg jij eenvoudig de vereiste kwaliteitseisen en wordt het archiveringsproces volledig digitaal beheerd. Het gehele proces van het moment van creatie van informatie tot en met de permante bewaring wordt met deze module geborgd.

Steeds meer organisaties kiezen voor de archiveringsmodule van NotuBiz. Inmiddels werken meer dan 30 klanten met deze module. Dit zijn zowel kleinere als grotere organisaties, zoals gemeente Veere, Capelle aan den IJssel en waterschap Scheldestromen. En daar zijn we trots op!

Decoratieve chevron
Meer lezen?

Wellicht ook interessant

Blog

Archiveren

Het belang van digitaal archiveren

Begin juni gaven wij een workshop over het belang van duurzaam bewaren en de rol van de griffier hierin. Kon je daar niet bij zijn? In deze blog lees je er alles over!

Lees meer
14/7/2022

Interview

Algemeen

Interview raadsgriffier gemeente Meerssen: “Het systeem is heel toegankelijk”

Gemeente Meerssen is al lange tijd klant bij NotuBiz. Wij spraken Yarka Dreessen, raadsgriffier bij gemeente Meerssen, over haar ervaringen met NotuBiz.

Lees meer
11/7/2022

Blog

Bestuurlijke besluitvorming

Breng de onderwerpen van de nieuwe regeerperiode eenvoudig in kaart

Vooral voor een nieuwe raad en een nieuw college is het belangrijk om te laten zien waar ze voor staan. Wat zijn de plannen voor de aankomende periode? Maar hoe doe je dat makkelijk?

Lees meer
4/7/2022

Blog

Archiveren

Het belang van digitaal archiveren

Begin juni gaven wij een workshop over het belang van duurzaam bewaren en de rol van de griffier hierin. Kon je daar niet bij zijn? In deze blog lees je er alles over!

Lees meer
14/7/2022

Interview

Algemeen

Interview raadsgriffier gemeente Meerssen: “Het systeem is heel toegankelijk”

Gemeente Meerssen is al lange tijd klant bij NotuBiz. Wij spraken Yarka Dreessen, raadsgriffier bij gemeente Meerssen, over haar ervaringen met NotuBiz.

Lees meer
11/7/2022

Blog

Bestuurlijke besluitvorming

Breng de onderwerpen van de nieuwe regeerperiode eenvoudig in kaart

Vooral voor een nieuwe raad en een nieuw college is het belangrijk om te laten zien waar ze voor staan. Wat zijn de plannen voor de aankomende periode? Maar hoe doe je dat makkelijk?

Lees meer
4/7/2022
Bekijk alle artikelen
Decoratieve pijl