Afgelopen periode hebben wij diverse proefoverdrachten uitgevoerd van videotulen van gemeenten naar verschillende e-Depot leveranciers. Met een succesvolle uitkomst!
Overheidsinformatie is tegenwoordig veelal digitaal te raadplegen. Ook verslaglegging van politieke vergaderingen, zoals commissie-, raads- en Statenvergaderingen, is digitaal via audiovisuele opnames beschikbaar. Naast een opname bevat een vergadering verschillende andere data, zoals agenda’s, besluitenlijsten, stemmingen, ondertiteling en sprekersindexeringen. Deze verrijkte audiovisuele verslagen worden ook wel videotulen genoemd en moeten volgens de Archiefwet worden gearchiveerd.
Dit betekent dat deze informatieobjecten na een bewaartermijn moeten worden gearchiveerd en permanent moeten worden bewaard in een digitale archiefbewaarplaats, ook wel een e-Depot genoemd.
In 2020 en 2021 heeft NotuBiz met verschillende gemeenten gewerkt aan proefoverdrachten van videotulen met diverse e-Depot leveranciers.
In al deze trajecten van overdracht is de samenwerking met de verschillende partijen niet alleen cruciaal geweest, deze is ook als erg prettig ervaren. Kennis en expertise over de twee verschillende domeinen, raadsinformatie en archivering, werd op deze wijze goed bij elkaar gebracht. In verschillende stappen hebben we in deze trajecten met elkaar toegewerkt naar succesvolle proefoverdrachten, waarbij we van elkaar hebben kunnen leren over de mogelijkheden en onmogelijkheden die beide applicaties bieden.
Het was bij de start niet altijd duidelijk hoe de data juist overgebracht kon worden en welke stappen ondernomen moesten worden, maar met de expertise van alle partijen en de wil tot slagen, is het gelukt. Goede onderlinge afstemming is nodig over onder andere het exporteren van digitale informatie uit systemen en hoe om te gaan met het XML-formaat ToPX, zoals ook gebruikt door het Nationaal Archief, en het MDTO model (metadata standaard voor lokale overheden). Mooie trajecten, waarbij we flinke stappen hebben gezet in het archiveringsproces.
Voordat videotulen met alle metadata van de vergaderingen van de gemeenteraad, provinciale staten en/of bestuurscommissies permanent gearchiveerd worden, doorlopen de vergaderingen een aantal stappen in de module Record Management van NotuBiz.
Een vergadering wordt, voordat deze gearchiveerd wordt, eerst bevroren. Als dit gedaan is, kunnen er geen wijzigingen in de vergadering meer worden aangebracht. Door de selectielijsten van gemeenten, provincies en waterschappen die in deze module zijn ingebouwd, kan per gremium worden bepaald of deze in aanmerking komt voor permante bewaring of vernietiging. Als een (deel van een) vergadering beperkt dient te worden van openbaarheid, kan de reden voor het beperken van de openbaarheid aangegeven worden en de termijn waarvoor dit van toepassing is. Deze redenen zijn in de module ingebouwd. Ook krijgt de archivaris de stukken digitaal te zien voordat er wordt overgedragen naar een e-Depot leverancier.
Permante bewaring is noodzakelijk. Vanuit de Archiefwet en de selectielijsten waarin dit vermeld staat. Niet alleen zodat huidige gebruikers de informatie kunnen vinden en gebruiken, maar ook zodat gewaarborgd is dat toekomstige gebruikers de benodigde informatie kunnen vinden.
Met de module Record Management waarborg jij eenvoudig de vereiste kwaliteitseisen en wordt het archiveringsproces volledig digitaal beheerd. Het gehele proces van het moment van creatie van informatie tot en met de permante bewaring wordt met deze module geborgd.
Steeds meer organisaties kiezen voor de archiveringsmodule van NotuBiz. Inmiddels werken meer dan 30 klanten met deze module. Dit zijn zowel kleinere als grotere organisaties, zoals gemeente Veere, Capelle aan den IJssel en waterschap Scheldestromen. En daar zijn we trots op!
Klantcasus
Algemeen
Onlangs heeft NotuBiz het implementatietraject voor het raadsinformatiesysteem van de gemeente Midden-Groningen afgerond. Wij spraken met Albert de Vries, projectleider van de aanbesteding en implementatie van het RIS van de gemeente. Wij vroegen hem hoe hij de samenwerking heeft ervaren, hoe het traject is verlopen en wat de uitdagingen waren.
Lees meerArtikel
Common Ground
In een wereld waarin we hoofdzakelijk digitaal werken, wordt informatie-uitwisseling tussen verschillende systemen steeds belangrijker. Als het gaat om besluitvorming zijn er binnen een organisatie veel omgevingen die gebruikt worden voor het opstellen en verzamelen van informatie. Kopiëren, plakken, scannen en dubbel invoeren geeft een enorme belasting op de betrokken medewerkers.
Lees meerArtikel
Archiveren
Voor velen van jullie klinken woorden als 'archivering,' 'e-Depot,' en 'archiefwet' vast bekend in de oren. Het archiveren van informatie is niet alleen van belang voor goede bedrijfsvoering, maar ook voor het afleggen van publieke verantwoording. Wij kunnen het ons voorstellen dat niet iedereen binnen de organisatie op de hoogte is van het proces omtrent archivering. In dit artikel lichten we het belang toe van het archiveren van besluitvormingsinformatie en nemen we samen de stappen door van een optimaal recordmanagementproces.
Lees meerKlantcasus
Algemeen
Onlangs heeft NotuBiz het implementatietraject voor het raadsinformatiesysteem van de gemeente Midden-Groningen afgerond. Wij spraken met Albert de Vries, projectleider van de aanbesteding en implementatie van het RIS van de gemeente. Wij vroegen hem hoe hij de samenwerking heeft ervaren, hoe het traject is verlopen en wat de uitdagingen waren.
Lees meerArtikel
Common Ground
In een wereld waarin we hoofdzakelijk digitaal werken, wordt informatie-uitwisseling tussen verschillende systemen steeds belangrijker. Als het gaat om besluitvorming zijn er binnen een organisatie veel omgevingen die gebruikt worden voor het opstellen en verzamelen van informatie. Kopiëren, plakken, scannen en dubbel invoeren geeft een enorme belasting op de betrokken medewerkers.
Lees meerArtikel
Archiveren
Voor velen van jullie klinken woorden als 'archivering,' 'e-Depot,' en 'archiefwet' vast bekend in de oren. Het archiveren van informatie is niet alleen van belang voor goede bedrijfsvoering, maar ook voor het afleggen van publieke verantwoording. Wij kunnen het ons voorstellen dat niet iedereen binnen de organisatie op de hoogte is van het proces omtrent archivering. In dit artikel lichten we het belang toe van het archiveren van besluitvormingsinformatie en nemen we samen de stappen door van een optimaal recordmanagementproces.
Lees meer