Themadossiers in de praktijk

‍De eerste stappen: bewuste keuzes

Het opstarten van Themadossiers begint vaak met de vraag: waar begin je? Midden-Groningen koos voor een zorgvuldige start met thema’s die politiek actueel waren en goed aansloten bij de praktijk. Raads- en communicatieadviseur David Vos vertelt: “We hebben per thema alle relevante bijeenkomsten, vergaderingen en stukken in het RIS opgezocht. Bij sommige onderwerpen is duidelijk wat er wel en niet bij hoort, bij andere is dat soms een grijs gebied.”

In Neder-Betuwe lag het tempo juist een stuk hoger. Griffier Erwin van der Neut legt uit: “We zijn begonnen met thema’s waar we al goed mee bekend waren, maar wilden daarna zo snel mogelijk uitbreiden. Ons doel was om binnen korte tijd een breed en compleet overzicht te hebben van de grote dossiers die het komende jaar op het bordje van de raad komen, ook met het oog op het op weg helpen van nieuwe raadsleden na de verkiezingen.”

Waar de één dus kiest voor een beheerste opbouw, gaat de ander voor snelheid en volledigheid. Beide routes hebben hun logica, afhankelijk van de lokale context en beschikbare capaciteit.

Complexe thema’s: afbakenen of bundelen

Die verschillen in aanpak kwamen ook naar voren bij de behandeling van omvangrijke onderwerpen. Midden-Groningen merkte dat de energietransitie te breed bleek voor één dossier. “Dat past gewoon niet in één themadossier,” vertelt Vos. “We hebben het daarom opgesplitst: een dossier voor het warmtenet, een voor zonneparken, en zo verder. Dat maakt het behapbaar.”

Neder-Betuwe koos voor het tegenovergestelde. Daar werden juist brede dossiers gemaakt, vooral binnen het sociaal domein en bij openbare orde en veiligheid. “Het bleek lastig om daar een duidelijke scheidslijn te trekken,” zegt Van der Neut. “Door alles bij elkaar te houden, hebben raadsleden meteen alle relevante documenten en vergaderingen bij de hand.”

Zo ontstaan twee verschillende strategieën: opsplitsen om overzicht te creëren of bundelen om versnippering te voorkomen. Beide hebben voor- en nadelen, en welke het beste werkt hangt af van de aard van het thema.

De rol van de griffie

Wat beide gemeenten gemeen hebben, is dat de griffie de spil vormt bij de redactie en het beheer van Themadossiers. Toch verschilt de mate waarin de ambtelijke organisatie daarbij betrokken wordt.

In Midden-Groningen legt de griffie elk dossier na samenstelling voor aan de inhoudelijk betrokken ambtenaar. Die controleert of de context klopt en volledig is. Vos benadrukt dat dit bedoeld is om de kwaliteit te waarborgen, niet om de regie uit handen te geven. In Neder-Betuwe ligt de regie nadrukkelijk bij de griffiezelf. “Wij zijn volledig verantwoordelijk voor de inhoud,” legt Van der Neut uit. “Ambtenaren kijken mee en geven feedback, maar de raad staat altijd centraal in onze keuzes.”

Het verschil lijkt klein, maar is in de praktijkbetekenisvol: de ene gemeente gebruikt de organisatie vooral als validator, de andere houdt de touwtjes stevig in handen en vraagt input waar nodig.

Actualiteit als randvoorwaarde

Een Themadossier heeft alleen waarde als het actueel blijft. Midden-Groningen en Neder-Betuwe hebben daar elk hun eigen werkwijze voorontwikkeld.

In Neder-Betuwe is actualisering onderdeel van de dagelijkse workflow. “Bij elk nieuw document of elke vergadering bekijken we meteen of het aan een dossier toegevoegd moet worden,” zegt Van der Neut. “Het gaat automatisch mee in onze werkwijze.” In Midden-Groningen gebeurt de actualisering daarentegen op vaste momenten. Op maandagochtend checken twee griffiemedewerkers welke nieuwedocumenten of bijeenkomsten aan de dossiers gekoppeld moeten worden. Die routine biedt structuur en zekerheid.

Of je nu werkt met wekelijkse updates of continue actualisering: beide methoden zorgen ervoor dat de dossiers hun actualiteit behouden.

Wat de aanpak ook is, de ambitie blijft gelijk: raadsleden en inwoners meer inzicht geven in de historische context van een thema. Vos wijst op de kracht van de tijdlijn functie: “Daarmee wordt zichtbaar hoe een thema zich door de tijd heeft ontwikkeld.” Van der Neut benadrukt vooral de combinatie van informatie: “Raadsleden moeten makkelijk alle relevante documenten, debatten en besluiten rond een onderwerp bij elkaar kunnen vinden. Inclusief de context.”

Eerste reacties: positief maar nog pril

De eerste ervaringen stemmen beide griffies optimistisch. In Midden-Groningen waarderen raadsleden de duidelijke structuur die de dossiers bieden. In Neder-Betuwe komen de positieve geluiden niet alleen van raadsleden, maar ook van ambtenaren – die zelfs suggesties aandragen voor nieuwe thema’s.

Toch is er ook realisme: het gebruik staat nog in de kinderschoenen. De komende tijd zal moeten blijken hoe Themadossiers zich ontwikkelen in het dagelijks werk en in de interactie met inwoners.

Voor inwoners: informeren in plaats van participeren

Over die rol richting inwoners zijn beide gemeenten eensgezind. Themadossiers zijn in de eerste plaats een instrument om te informeren. Vos ziet mogelijkheden om dat nog sterker te maken, bijvoorbeeld met de attendeerfunctie: “Het zou mooi zijn als inwoners in de toekomst updateskunnen ontvangen over hun thema van interesse.”

Van der Neut benadrukt dat participatie andere middelen vraagt. “Transparantie staat voorop, maar voor actieve participatie gebruiken we andere instrumenten.” Zo wordt duidelijk dat Themadossiers vooral het informatiehuis van de lokale democratie versterken.

Lessen voor collega-gemeenten

Wat kunnen andere gemeenten leren van deze eerste ervaringen? De tips lopen uiteen, en juist daarin schuilt waarde. Waar van der Neut pleit voor een snelle, brede uitrol: “Maak zoveel mogelijk dossiers compleet, zodat de module meteen waardevol is.” Adviseert Vos om klein te beginnen: “Start met een beperkt aantal dossiers, denk goed na over deinrichting en maak afspraken over het actueel houden.”

Twee verschillende adviezen, beide gebaseerd op praktijkervaring. Het laat zien dat er geen vaste route bestaat: elke gemeentemoet zelf de aanpak kiezen die past bij de eigen raad, organisatie en capaciteit.

Conclusie: leren van verschillen

De verhalen van Midden-Groningen en Neder-Betuwe maken duidelijk dat Themadossiers op meerdere manieren succesvol kunnen worden ingezet. Of je nu kiest voor een beheerste start of een brede uitrol: beide routes leiden naar hetzelfde doel – overzicht, transparantie en betere toegankelijkheid van informatie.

Juist door de verschillen tussen gemeenten te belichten, ontstaat kennis waar collega’s hun voordeel mee kunnen doen. En dat is de kracht van co-creatie: leren van elkaar, elkaars aanpak respecteren en samenbouwen aan een toekomstbestendige module. Bij NotuBiz volgen we deze ontwikkelingen op de voet. Zo kunnen we samen met gemeenten blijven werken aan innovatieve digitale ondersteuning van de lokale democratie – met Themadossiers als krachtig hulpmiddel voor inzicht en overzicht.

‍