Veldhoven hervat samenwerking met NotuBiz: “Het systeem is overzichtelijker en intuïtiever”

Een logische keuze

Toen het contract met de vorige leverancier afliep, schreef Veldhoven een nieuwe aanbesteding uit. NotuBiz kwam daarbij als beste uit de bus. “We hadden al eerder samengewerkt,” vertelt projectmanager Ron van Dijck. “Toen deze overeenkomst afliep, volgde opnieuw een aanbesteding – en die hebben jullie gewonnen. Fijn dat we nu weer de samenwerking konden hervatten.”

Een verademing voor gebruikers

De eerste ervaringen met het nieuwe systeem zijn positief. “De meeste gebruikers ervaren het als een verademing vergeleken met hoe het voorheen werkte,” zegt Ron. Officemanager Paula Duim-van den Broek vult aan: “Het systeem is overzichtelijker en intuïtiever. Inwoners en raadsleden vinden sneller hun weg en voor ons is het plaatsen van stukken veel eenvoudiger geworden. Dat ervaar ik echt als voordeel.”

Samenwerking met persoonlijk tintje

Ook de samenwerking tijdens de implementatie is de gemeente bijgebleven. De implementatieperiode was intensief, maar ook persoonlijk. “De consultants waren goed bereikbaar, het kennisniveau was hoog, ze waren betrokken en namen ruim de tijd,” vertelt Ron. “We hebben zelfs een keer samen gegeten voorafgaand aan een raadsvergadering. Dat voelde heel informeel en persoonlijk.”

Paula merkte vooral de betrokkenheid in de praktijk: “Tijdens de eerste raadsvergadering waren meerdere mensen van NotuBiz aanwezig. Ze toonden veel geduld en hielpen ook de minder digitaal vaardige gebruikers uitstekend op weg. Dat maakte voor ons echt het verschil.”

“Er is altijd ruimte voor verbetering”

Natuurlijk gaat een implementatie nooit helemaal zonder hobbels. Zo vergde de koppeling met audiovisuele middelen meer geduld dan gehoopt en werkte de verbinding met het zaaksysteem in eerste instantie niet volledig als gewenst. “Na de livegang merkten we dat er wat minder aandacht was, waarschijnlijk omdat er ook andere trajecten speelden bij NotuBiz. Dat zijn dingen die we samen hebben moeten gladstrijken,” zegt Ron. “Maar goed – er is altijd ruimte voor verbetering, ook bij NotuBiz!”

Paula lacht: “De voorbereidingen waren uitgebreid en ontspannen, de communicatie snel. Alleen de afronding mag de volgende keer wat strakker. Maar dat weten jullie zelf ook wel.”

Waardevolle functies

De migratie en trainingen zijn inmiddels afgerond, en de organisatie maakt volop gebruik van de nieuwe mogelijkheden. Vooral de vergaderfunctionaliteit springt eruit, aldus Ron: “Dat is de basis van het systeem en werkt gewoon heel goed. Wij gebruiken het zelfs voor MT-vergaderingen, al merk je daardoor wel dat het systeem specifiek voor raads- en collegevergaderingen ontworpen is.”

Daarnaast kijkt Veldhoven enthousiast naar de nieuwste modules, zoals Themadossiers en de Lange Termijn Agenda. “Het is nog te vroeg om definitieve conclusies te trekken, maar het ziet er veelbelovend uit,” zegt Paula. Raadsgriffier Nicole Hoogerbrug-van de Ven ziet vooral meerwaarde voor inwoners: “Mensen zijn vaak niet specifiek geïnteresseerd in een hele raadsvergadering, maar juist in bepaalde onderwerpen. Met Themadossiers en de LTA kunnen we dat beter inzichtelijk maken. Inwoners krijgen hiermee gerichter de informatie waar ze naar op zoek zijn.”

Vooruitkijken

De gemeente ziet ook kansen voor de toekomst. “We werken continu aan het vereenvoudigen van processen. Voorheen hebben we alles één-op-één overgenomen. Nu kijken we hoe we documenten en het proces eromheen eenvoudiger kunnen maken, in samenspraak met het college.” zegt Ron. “En ook AI, bijvoorbeeld in spraakherkenning en zoekfunctionaliteit, biedt veel mogelijkheden.”

Nicole ziet een belangrijke stap richting meer vraaggerichte participatie: “In plaats van alleen te laten zien wat wij doen, kunnen inwoners steeds beter zelf aangeven waar hun interesses liggen. Met het oog op de verkiezingen zijn Themadossiers en de LTA veelbelovende modules. Verder is informatieveiligheid en beveiliging voor ons erg belangrijk omdat de raadsleden dat zelf ook in acht moeten nemen.

Paula besluit: “Met de nieuwe modules, de trainingen en de goede ondersteuning vanuit de servicedesk, staan we stevig. En ja, er zijn altijd puntjes van aandacht – maar juist omdat de samenwerking zo open en betrokken is, lossen we die ook samen op.”

Conclusie

Zo blijkt weer eens dat een implementatie nooit alleen om techniek draait. Het gaat net zo goed om verwachtingsmanagement, om het meenemen van raadsleden en om de samenwerking tussen leveranciers en griffie. De ervaringen van Veldhoven laten zien dat een overstap naar NotuBiz soepel kan verlopen, met direct resultaat in gebruiksgemak en overzicht. Nieuwe modules zoals Themadossiers en de LTA maken besluitvorming transparanter en toegankelijker voor inwoners.

“De inzet is goed, de communicatie snel en iedereen wil echt helpen,” zegt Paula. “Dat maakt dat we met vertrouwen naar de toekomst kijken.”

‍